Listas de tarefas intermináveis, várias horas de reuniões, pouco ar fresco e pouca luz natural. Parece-lhe familiar?
A cada dia que passa focamo-nos cada vez mais em factos e é rara a vez em que não estamos sobre pressão e realizamos tudo o que pretendemos. Como lidar com isto? E como tirar partido de um dia de trabalho? Alguns escritórios experimentam LSD em microdoses e outros exploram dias mais curtos, mas a maioria de nós apenas quer ter um dia produtivo. Portanto, apresentamos-lhe algumas dicas para que possa aumentar a sua produtividade e sair do trabalho com a sensação de um dia produtivo.
1. Levante-se cedo
Por muito tentador que seja ficar a dormir um pouco mais, não existe nada mais desagradável do que começar o dia apressado. Sente rapidamente que está a tentar chegar a tempo a todos os seus prazos. Uma produtividade elevada começa com um início de dia bom. Coloque o despertador para uns minutos antes do habitual e demore o tempo necessário para tomar o pequeno almoço, beber o seu café ou chá e, até mesmo a atualizar as notícias. Observe todo o seu dia a melhorar apenas por ter tido 15 minutos extra de manhã.
2. O que não fazer
Em relação às listas intermináveis de tarefas mencionadas em cima, consideramos que elas nos tornam menos esquecidos e nos trazem tranquilidade. De acordo com Kevin Kruse, autor do livro “’15 Secrets Successful People Know about Time Management”, isto não podia estar mais longe da verdade. As listas de tarefas tornam-nos ainda mais stressados. Na sua pesquisa, Kruse entrevistou mais de dois milhões de multimilionários, campeões Olímpicos, académicos e empresários. Ele questionou-os sobre como utilizam o seu tempo eficazmente. Nenhum dos entrevistados trabalhava com listas de tarefas. Mas como pode controlar e observar o seu trabalho de forma eficaz? Kruse proporciona-lhe algumas dicas para que utilize melhor o seu calendário.
- Arranje espaço para as principais tarefas no seu calendário. Depois defina um tempo durante o dia para colocar o telefone no silêncio e não responder a emails.
- Estabeleça blocos de 15 minutos em vez de meia hora, vai descobrir que vai ser mais produtivo do que pensava.
- Reserve algum tempo para outras atividades, tais como responder a emails (isto não significa estar constantemente a responder a emails durante o trabalho principal) e momentos inesperados (como um filho doente, arquivo, etc). Se tiver sorte, terá também algum tempo extra para um pouco de descontração e criatividade.
3. O mais importante em primeiro
Realize as coisas mais importantes de manhã. Frequentemente adiamos os projetos mais difíceis. De acordo com Laura Vanderkam, especialista em gestão de tempo, a nossa força de vontade é melhor de manhã. Mesmo que não seja uma pessoa que acorda cedo. Tarefas como reuniões de equipa e apresentação de novos colaboradores retiram bastante energia, o que impossibilita que termine todas as tarefas no final do dia.
4. Mexa-se
Depois de almoço ou de uma reunião longa de manhã, é normal estar cansado. Não se consegue concentrar-se no trabalho quando à sua frente estão imensas tarefas para realizar. Identifica-se? Mexa-se mais durante o dia. Além de ter uma nova perspetiva do seu trabalho, irá também evitar bastantes riscos de saúde. Uma pesquisa demonstra que estar demasiado tempo sentado é mau para nós. Portanto, ande a pé ou vá de bicicleta para o trabalho, dê uma volta depois de almoço ou discuta com os seus colegas de trabalho enquanto caminham para o escritório. Descobrirá que é mais fácil concentrar-se e que tem mais energia para o resto do dia. Se não tem tempo para se deslocar no seu dia de trabalho, arranje tempo durante a noite para andar e alcançar os passos diários recomendados.
5. Faça uma pausa
Há dias em que trabalhamos em série. Almoçamos na nossa secretária e estamos sentados durante bastante tempo. De acordo com esta infografia de Quick Quid trabalhamos melhor no horário de 57/17, o que significa 57 minutos para terminar uma tarefa, alternados com 17 minutos para realizar outra tarefa. Se trabalha para cumprir com prazos, então, trabalhar no horário de 80/6 funciona melhor para si. Resumindo, faça uma pausa!
Pense em aplicar estas cinco etapas durante o dia. Deixe de parte a lista de tarefas interminável, deixe de adiar projetos, e arranje tempo para cumprir com os 10.000 passos recomendados por dia. A esperança para os profissionais de Relações Públicas, incluindo eu, é serem capazes de aplicar algumas das dicas acima.
