Scrivere per il web: come creare la tua guida di stile

Nessuno di noi ama le regole, e più ne abbiamo più ci viene voglia di ribellarci, ma, in alcuni casi, impostare dei criteri di base è fondamentale per creare lavori testuali originali e coerenti. Infatti, una guida di stile per la scrittura dovrebbe raccogliere tutte le direttive e le indicazioni da mettere a disposizione dei vari dipartimenti per eliminare dubbi e creare una presenza online lineare e unitaria. Non sempre le regole rovinano il divertimento: nel caso di una guide style per la scrittura permettono all’autore di concentrarsi meno sugli aspetti tecnici e più sulla creatività.

Ecco tutto quello che devi sapere sulle guide di stile: cosa sono, cosa includere al loro interno, perché sono necessarie e come crearle!

Cos’è una Content Style Guide?

Una guida di stile, o una style guide, è un insieme di principi che definiscono l’aspetto, il suono e l’impressione generale del tuo brand. L’obiettivo è quello di sviluppare un tone of voice riconoscibile e coerente, che ti permetta di distinguerti dai tuoi competitor. In questa fase, è fondamentale selezionare uno stile di riferimento e mantenersi fedeli alla propria scelta.

Per i contenuti in lingua inglese due ottimi punti di partenza sono l’Associated Press Stylebook o il Chicago Manual of Style. Per i contenuti in italiano, puoi fare riferimento alle norme editoriali più comuni, raccolte molto bene nel Libro di stile di Internazionale e in caso di dubbi dare un’occhiata ai suggerimenti dell’Accademia della Crusca.

A partire dalle regole grammaticali e dalle norme editoriali più diffuse, potrai poi gettare le basi nella stesura della guida di stile di scrittura per la tua azienda. Puoi decidere come personalizzare la tua style guide secondo le preferenze del tuo team content o dei tuoi writer o in base alle caratteristiche dello stile già stabilito del tuo brand manual.

Ricordati che la cosa più importante resta mantenere uno stile coerente. Oltre ai lettori più attenti e ai redattori fuori servizio, che notano e giudicano le inconsistenze nel tuo stile online, anche i potenziali clienti potrebbero perdere interesse nei tuoi contenuti appena si rendono conto che utilizzi varianti ortografiche e formattazioni sempre differenti tra di loro. Per evitare di infastidire i tuoi utenti, assicurati di prendere in considerazione ogni particolare, dallo stile al tono, fino alla formattazione dei testi. Un testo pulito e coerente è segno di rispetto verso il tuo pubblico e dimostra quanto ci tieni al tuo brand.

La voce del tuo brand non potrà che beneficiare di una style guide: quando ogni autore, interno all’azienda, freelance o ospite, scrive seguendo le stesse direttive il risultato è una voce forte e chiara che emerge in ogni testo. Naturalmente ogni autore ha la propria esperienza e personalità che dovrebbe venir fuori nel testo, ma sempre inserendosi nella cornice di riferimento della tua guida di stile e dell’identità del tuo brand.

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Cosa includere in una guida di stile?

Idealmente, il tuo manuale di scrittura sarà utilissimo a tutti coloro che lavorano sui testi o sul tone of voice del tuo brand, su qualsiasi mezzo di comunicazione sia online, come nel caso dei social media, che offline. Puoi avere a che fare con scrittori esperti o con chi si approccia alla creazione di contenuti per la prima volta quindi, oltre alla sezione sulla brand personality e le regole su come scrivere per il tuo brand, aggiungi anche dei capitoli sulla scrittura in generale, sulla formattazione e sulla SEO.

Per esempio, creare una lista di FAQ sulla grammatica è molto utile per i tuoi nuovi autori. Nella guida, includi dei facili suggerimenti su come evitare l’uso delle forme al passivo, le abbreviazioni specifiche del tuo settore, le indicazioni per l’utilizzo di un linguaggio inclusivo, le guideline sui tempi verbali da usare, come utilizzare correttamente i segni di punteggiatura, l’uso di trattini o parentesi, e così via.
Visto lo stretto collegamento tra la SEO e il content marketing, aggiungi alla guida anche le best practice e i requisiti minimi che richiedi, includendo la gerarchia dei titoli, le regole per le meta description, dei suggerimenti su come includere in modo naturale le keyword nel testo e la strategia di interlinking.

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Infine, ricorda sempre agli autori di rivedere il testo alla ricerca di eventuali refusi, incongruenze o errori, e includi questo passaggio all’interno del processo di scrittura. Aggiungi anche un paio di pagine di suggerimenti di autocorrezione, come per esempio:

• Leggi le bozze ad alta voce.
• Rivedi i tuoi articoli usando diverse dimensioni di carattere: nelle interruzioni di paragrafi si nascondono spesso errori di battitura o parole mancanti.
• Ricontrolla che tutti i link siano funzionanti e che i nomi siano scritti nel modo corretto.
• Più chiara sarà la tua guida, meno lavoro dovrà fare il tuo editor nella revisione dei testi per garantire la stesura di contenuti di qualità. In questo modo, sarai in grado di pubblicare ciò che hai creato per il tuo pubblico in modo rapido e pulito.

Come si crea una guida di stile?

Una guida di stile richiede il coinvolgimento di tutti i reparti e deve essere approvata dai dirigenti aziendali. Se sei ancora all’inizio della stesura del manuale, coinvolgi principalmente le persone che lavorano alla creazione di materiale e che conoscono bene la brand voice già consolidata: i team di marketing e content. I membri di questi team ti aiuteranno anche a identificare le domande più comuni che i nuovi autori hanno solitamente riguardo al tone of voice, allo stile, ecc…

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Fatto ciò, che tu sia un’azienda B2B o B2C, coinvolgi i team di prodotto: loro ti aiuteranno a identificare il giusto linguaggio da utilizzare e il modo più corretto per descrivere i vari prodotti che la tua azienda offre. Anche in presenza di contenuti dove il prodotto non viene menzionato, è comunque importante che affrontino argomenti correlati alle necessità dei clienti che la tua azienda si impegna a soddisfare.

Assicurati di revisionare il manuale insieme al tuo team legale, che ti può offrire informazioni e ulteriori indicazioni su quali parole o frasi puoi utilizzare (ma molto più spesso ti consiglia su quali parole e frasi NON puoi utilizzare). Per farti un esempio, alcuni superlativi, aggettivi o affermazioni potrebbero essere vietati, come: “Il nostro servizio garantisce la tua sicurezza” – una frase che potrebbe potenzialmente metterti nei guai di fronte alla legge.

Per ultimo, ma assolutamente non meno importante, manda in revisione la versione finale del tuo manuale di scrittura a tutto il tuo team dirigenziale, per avere un loro feedback preciso, specialmente dal tuo CMO. Sono loro infatti che più di tutti hanno perfettamente in mente la brand identity e il tone of voice della tua azienda, e possono dare consigli molto utili su come tradurli nei paid, earned e owned media.

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Puoi fidarti di una branding agency per creare la tua style guide?

Certo, valuta assolutamente l’idea di affidarti a un’agenzia per la creazione del manuale di scrittura per il tuo brand! Un’agenzia può fornirti il punto di vista esterno di cui hai bisogno per valutare e sviluppare il tuo stile attuale: una buona collaborazione metterà in evidenza gli aspetti unici della tua voce aziendale e creerà una guida che ne rifletta il punto di vista.

In più, un’agenzia di branding può tenere traccia dei cambiamenti che avvengono nel tempo e ricordare al tuo team di rivedere periodicamente la guida, così da mantenerla aggiornata. Infatti, il tuo stile può evolversi o potresti aggiungere nuovi prodotti o servizi alla tua offerta, o ancora aggiungere delle nuove regole che vorresti che tutti seguissero.

Lavorare con un’agenzia è come avere diversi esperti di marketing a portata di mano: digital, content, copywriter, editor e tanto altro. Quindi, prima di iniziare a rinnovare i tuoi testi o intraprendere un progetto di revisione dei contenuti, prendi in considerazione le possibilità di collaborare con un’agenzia di branding che ti aiuti a impostare una guide style che raccolga tutte le regole di scrittura per avere sempre contenuti testuali coerenti, chiari e ordinati.

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