Isto é o que provavelmente qualquer formador irá dizer-lhe. Pelo menos foi o que me disseram. Mas adivinhe: Não posso deixar de utilizar o Powerpoint! No mundo do marketing e comunicação esta ferramenta tornou-se uma necessidade essencial que (provavelmente também no seu caso) não consigo evitar.
E qual a razão do PowerPoint ser tão desprezado? A resposta é simples. Poucas pessoas sabem como criar conteúdo atrativo, criativo e apelativo para o seu público.
Se quer evitar torturar as suas audiências com slides aborrecidos, sem inspiração e cheios de texto, estas cinco dicas de fácil utilização vão ajudá-lo a criar apresentações PowerPoint atrativas.
Transições
Não fica mais simples do que isto! O PowerPoint oferece uma grande variedade de formas diferentes de passar de um slide para outro, as chamadas “transições”. É só escolher uma da lista:
O truque: a subtileza conta! Em vez de explorar todas as transições, colocando as transições “ripple” e “dissolve” nos seus slides, utilize uma transição simples como a “fade” ou talvez a “push”. Tente também utilizar apenas um estilo de transição em toda a sua apresentação, em vez de tentar utilizar todos os tipos disponíveis. Torne a sua apresentação simples e menos confusa.
Formato
Outra dica fácil: altere o formato dos seus slides para widescreen. Ficam muito mais modernos – e encaixam-se em quase todos os ecrãs, especialmente em televisores HD. O PowerPoint oferece tanto o rácio 16:9 como o 16:10. Sugiro que escolha o primeiro, já que é o rácio padrão para todos os ecrãs HD.
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No menu ficheiro, selecione a opção de Configurar página.
- Na caixa Configurar página, em Diapositivos dimensionados para, selecione o tamanho que pretende, neste caso widescreen.
O truque: se não quiser ajustar novamente todas as suas imagens e gráficos, faça isto ANTES de começar a apresentação! O PowerPoint irá “esticar” o conteúdo quando mudar o formato dos slides, em vez de manter a proporção da imagem.
Vá com calma no texto
Esta dica é muito mais difícil: não utilize muito texto!
É claro que tem muito para dizer e explicar, mas faça-o verbalmente. Durante a apresentação as pessoas querem vê-lo e ouvi-lo, e não ler a apresentação. Escolha apenas algumas palavras, chavões ou frases de destaque por slide. Se precisar de mais texto para servir de guião para si, coloque-o na secção das notas. Se precisar de uma ajuda visual, pode ser essas notas no modo de exibição (veja a 4ª dica para saber como fazer isto facilmente).
O truque: use tamanhos de letra maiores. Força-o a limitar o seu texto. Existem guias disponíveis para calcular o tamanho de letra ideal para o ecrã onde será feita a apresentação. Sugiro que use o algoritmo de Guy Kawasaki: “Descubra a idade da pessoa mais velha da audiência e divida esse número por dois. É esse o seu tamanho ideal.”
Use o modo de exibição do apresentador
Pode soar um pouco trivial, mas continuo a encontrar pessoas que não sabem que este modo existe. Portanto, apenas para essas pessoas: quando ligar o seu computador a um projetor ou ecrã, não se esqueça de expandir o seu ambiente de trabalho para o ecrã adicional, em vez de “duplicá-lo” ou “espalhá-lo”. Desta forma o PowerPoint irá automaticamente mudar para o “modo apresentação” assim que esta começar.
O truque: no modo apresentação, pode não só ver as notas (ponto 3), mas também qual é o slide que se segue, o tempo que já utilizou e as horas. Pode também passar por todos os slides da sua apresentação sem mudar o que está no ecrã projetado. Muito útil para mudar de slide ou saltar para outra secção rapidamente.
Animações
É aqui que as coisas ficam um pouco mais interessantes. As animações no PowerPoint podem fazer um trabalho fantástico, tornando a sua apresentação mais interessante e ainda mais informativa, sem ter de adicionar mais texto (ver ponto 3). No entanto, as animações complexas requerem algum tempo e algumas capacidades.
Desde que não coloque toda a informação de uma vez e o faça progressivamente, conseguirá acrescentar um bom ritmo à sua apresentação. Isto irá evitar também que a sua audiência leia os pontos seguintes enquanto ainda está no primeiro.
O truque: destaque apenas a primeira linha ou parágrafo e selecione “Animações” no menu. Tal como nas transições, o PowerPoint oferece uma vasta lista de opções. E tal como nas transições, o meu conselho é que utilize as mais simples, como o “fade in” ou “wipe”. Escolha a animação que mais gosta, selecione a segunda linha e repita. No modo apresentação, as suas linhas irão aparecer só depois de clicar.
Existe muito mais a descobrir sobre o PowerPoint, especialmente sobre animações, mas estes cinco simples passos devem ajudar a melhorar as suas apresentações.
Na próxima vez que tiver uma apresentação, irá sentir-se muito melhor ao ver a audiência prestar realmente atenção, em vez de ler o que se segue e adormecer. E se acha que o conteúdo da sua apresentação pode ser interessante para uma audiência maior, faça o upload para o Slideshare. Quem sabe poderá ajudar algumas pessoas a aprender mais sobre o seu tema.
Se estiver com falta de criatividade, veja algumas das melhores apresentações PowerPoint de 2018 e inspire-se.
