Independentemente do que acredita, o PowerPoint não é um programa construído para designers. Foi criado para pessoas iguais a si! Preferencialmente, é uma ferramenta de apresentação que permite aos profissionais de negócio transmitirem as suas ideias e informação de forma agradável e consumível. Não se intimide! Se seguir este simples conjunto do que “Fazer” e “O que Não Fazer”, irá tornar-se um utilizador experiente em pouco tempo!
Planificar e Instalar
FAZER: pense na forma como a sua apresentação será consumida. É para uma sessão importante, onde o público-alvo se espera divertir? Se for, limite a quantidade de texto no slide e utilize imagens grandes e sem margens. Ou, se a sua apresentação for sobre uma peça informativa esquecida? Tente incluir um anexo de lado, com informação mais detalhada para que não tenha de abranger demasiada informação na apresentação.
FAZER: considere todos os aspetos no modo como a apresentação será utilizada antes de começar a projetá-lo. Por exemplo, se vai imprimir o PowerPoint como um folheto, pode querer utilizar um fundo inteiro branco, em vez de um plano de fundo preto.
FAZER: utilize o slide master. Alguma vez se deparou com uma situação onde existem alguns elementos num slide em que não é possível clicar ou manipular? Não se preocupe, esses podem ser encontrados no modelo do slide master. (Ver > Slide Master). Estará a trabalhar frequentemente em plataformas que já possuem modelos corporativos incorporados, mas se estiver a começar algo completamente novo, deve começar sempre pelo principal. Utilizá-lo irá permitir-lhe criar um aspeto centrado e consistente, através da plataforma. Isto também significa que será capaz de bloquear certos elementos de futuros utilizadores não autorizados e tentar que criem o próprio modelo e obras-primas. Tenha também em atenção que copiar e colar slides de outras plataformas, copiará também o slide master para a sua apresentação, mas pode sempre selecionar qual o slide master que gostaria que um diapositivo específico refletisse.
Conteúdo
FAZER: tenha uma história e um plano preparado antes de começar a criar os seus slides. Copiar vários slides aleatórios de outras plataformas irá produzir uma apresentação dispersa e confusa. Os seus slides devem ser tratados como uma história com um início, meio e fim. Utilize o cabeçalho da secção e um esboço que o ajude a organizar as suas ideias e a construir um plano.
NÃO coloque demasiada informação num slide – pontos, cópias, o que seja. O principal pensamento ao trabalhar neste meio é MENOS É MAIS. Mantenha-o curto e leve. Deve existir um equilíbrio entre o conteúdo e as imagens. Se quer que o seu público-alvo esteja atento, proporcionar-lhes demasiados elementos de uma vez só irá confundi-los.
NÃO utilize imagens de baixa resolução. A imagem parece indefinida e com pixéis? Então, não a utilize. Lembre-se que o PowerPoint irá ser apresentado num ecrã ainda maior e essas imagens podem ficar muito menos visíveis.
FAZER: aprenda como redimensionar imagens corretamente. É tão simples como alterar um título e arrastar o canto da imagem para o tamanho pretendido.
NÃO retire imagens do Google ou de outros repositórios semelhantes – não tem os direitos para as utilizar. Existem imensos recursos gratuitos e pagos, que pode escolher: Shutterstock, Getty (pagos) ou Creative Commons, Pexels, EveryPixel (gratuitos), apenas para saber de alguns. Pense nas imagens que está a escolher – existem imensas fontes de imagens por aí. Certifique-se de que, independentemente da sua escolha, está a contribuir para o tom de apresentação e da mensagem que quer transmitir.
Design, efeitos e animações (cuidado!)
NÃO utilize cores que divergem. Mantenha-se na sua paleta, se tiver uma. Se não, crie o seu próprio conjunto de cores consistente para utilizar. Não utilize nada demasiado preto e turvo, ou muito brilhante. Evite utilizar cores primárias inalteradas: vermelho, verde e azul. Isto pode tornar-se ultrapassado ou muito intenso.
FAZER: utilize efeitos de forma subtil. Reduza as sombras e os gradientes de cor onde não existem, mas tudo isso muda se for realizado corretamente. Este é outro cenário onde entra o “menos é mais”. Uma redução subtil de sombras ou de gradiente que implica profundidade é uma coisa boa. Traços (ou contornos) raramente são executados de forma correta. Se está desconfortável com as tonalidades aplicadas com este tipo de técnicas avançadas, não há problema! Deixe essas técnicas para utilizadores avançados e mantenha-se no essencial.
NÃO utilize animações ou transições exageradas. As animações e configurações são uma boa forma de influenciar o seu público-alvo através de uma história e proporcionar um elemento visual avançado que torne tudo mais profissional. Mas o facto de poder fazer algo, não significa que deva. Novamente, estamos a aplicar a expressão menos é mais também neste aspeto. Todas as comunicações de PowerPoint parecem incluir mais e mais quedas, rotações e tabuleiros de xadrez descartáveis, mas estas predefinições sentem-se muitas vezes de má qualidade ou embaladas. Um desvanecer simples é geralmente o que precisa para uma apresentação de sucesso.
FAZER: reduza o espaço antes de o enviar. O PowerPoint construiu um comando muito simples que pode ser encontrado no menu principal, que lhe permite reduzir as imagens para uma determinada resolução. Isto irá reduzir drasticamente o tamanho do ficheiro, o que tornará muito mais fácil a partilha e a visualização do mesmo.
O mais importante a reter é se não sabe como realizar algo, use apenas a função de “ajuda”. Ou pesquise no Google!
O PowerPoint não é de todo a aplicação perfeita, e existe uma grande possibilidade de outras pessoas terem tido as mesmas dificuldades, e se tem uma apresentação muito importante a realizar irá necessitar de ajuda. Fale com a LEWIS Lisboa!
