Como fazer uma apresentação eficaz e organizada

Frequentemente as pessoas confundem as qualidades de apresentação com competências de PowerPoint. Estas não são a mesma coisa. Apesar de ambas serem importantes, uma ótima apresentação consegue superar um mau PowerPoint. Mas mesmo o melhor PowerPoint, não consegue salvar uma má apresentação. Da próxima vez que tiver de falar para o seu público, pense em como fazê-lo antes de começar a construir slides. Veja como fazer uma apresentação com confiança e cheia de conteúdo relevante.

A apresentação: Preparação é a sua melhor amiga

O primeiro aspeto a considerar é o contexto da sua apresentação. Quem é a audiência? Tratam-se de especialistas sobre o tema, novatos ou uma combinação de ambos? Quais são os 3 a 5 principais aspetos que devem lembrar-se no fim da apresentação? Para quantas pessoas será esta apresentação? A apresentação será presencial ou através de uma conferência online? Quanto tempo tem disponível? Estará na cabeceira de uma mesa de reuniões, num pódio ou num palco? Terá microfone? Quão confortável está com o tema da apresentação? Vão haver outras apresentações antes, ou depois, da sua? Alguém apresentará consigo? Compreende a ideia. É importante responder a estas questões porque serão uma boa ajuda para construir a sua apresentação.

O segundo ponto a considerar é a história da sua apresentação. Esqueça o método de repetir incessantemente a mensagem. As pessoas ligam-se a histórias. Muito tem sido escrito sobre este tópico (este artigo da Harvard Business sobre a estrutura de uma apresentação é um ótimo conteúdo para começar). Assim que compreender a história que pretende apresentar, estará pronto para construir um storyboard.

Ainda não é o momento para começar a trabalhar no PowerPoint.

Começamos por usar uma tabela simples com duas colunas. A coluna da esquerda compilará tudo o que é para se “Dizer” e na direita constará tudo o que é para “Mostrar”. Na coluna “Dizer” comece por construir os contornos da sua história – inclua todos os pontos centrais que pretende partilhar. Deve organizar os pontos em secções lógicas. Quando começa uma nova secção, crie uma nova linha na tabela. É possível que cada linha acabe por ser um slide, mas não se preocupe com isto ainda. Na coluna da direita descreva o que pretende representar graficamente para ilustrar o ponto da coluna da esquerda. (Nota: na coluna da esquerda não se reserva uma lista de palavras.)

Pode copiar em imagens caso já as possua, ou simplesmente, incluir descrições daquilo que pretende representar. Assim que tiver terminado o seu storyboard, reveja-o algumas vezes como se fosse a apresentação final, de modo a garantir que está fluído e que consegue ser apresentado dentro do tempo destinado. Faça todas as alterações que considerar necessárias ao longo das revisões.

Okay, agora sim está preparado para o PowerPoint!

PowerPoint: Menos é Mais

Descobrirá que construir um conjunto de slides é mais fácil quando tem uma história bem pensada. A primeira coisa que pretende considerar é o aspeto geral da apresentação. Para ser consistente durante toda a apresentação escolha uma palete de cores e uma abordagem gráfica. Utilize-os em toda a apresentação. Depois comece por construir os slides no storyboard.

Como mencionámos antes, existe uma relação próxima entre o seu storyboard e os slides. Por exemplo, em cada secção do storyboard deverá traduzir-se num slide. Porém esta não é uma regra inflexível. Poderá sentir que um determinado ponto requer vários slides para ser explicado. Ou vários pontos poderão também ser agrupados num único slide.

Partilhamos alguns pontos a tomar em consideração quando começar a desenvolver os seus slides:

• Utilize recursos internos para garantir consistência. Atualize o seu slide mestre para definir o seu modelo de slide. Não se esqueça de definir uma fonte padrão e utilize layouts como uma base dos seus slides. Defina a palete de cores. Tornar automático o que deve ser igual em todos os slides vai ajudá-lo a focar no que deve ser único em cada slide: conteúdo.
• Mostre em vez de contar: Por isto é que o storyboard tem duas colunas. As pessoas entendem imagens mais facilmente do que texto. Por isso tente exemplificar os conceitos graficamente. Não significa que não poderá usar texto, mas garanta que é a melhor forma de ilustrar o seu ponto. E no que toca a texto…
• Inclua apenas palavras-chave nos seus slides. Os seus slides não devem ser um script. Não utilize frases completas, nem inclua longos parágrafos. As pessoas não lêem enquanto ouvem. As palavras e imagens nos seus slides devem reforçar a história que está a contar. Os slides não devem contar a história por si.
• Utilize animações com moderação. Há muitos efeitos que pode usar nas suas apresentações. As palavras podem voar de um lado para outro e as imagens podem ser um elemento central em cada momento. Mas quando falamos de animações, só porque pode utilizar não significa que deva. Se está a pensar animar um slide, veja se a animação irá reforçar a história que pretende contar. Se a resposta for não, independentemente de quão giro parece – omita-os. E se irá apresenta-los através de videoconferência, não use animações sequer. Alguns sistemas não as suportam e mesmo se o seu as suportar, eles poderão tornar-se em interferências para os utilizadores, dependendo das suas conexões de Internet.
• Não use Clip art.
• Utilize um dicionário para corrigir a ortografia e releia toda a apresentação. Peça a alguém para reler os slides. Faça estas três coisas, pois não há nada pior do que encontrar erros de ortografia numa apresentação.

Pratique, Pratique, Pratique

A única coisa em falta é ensaiar. Ensaie a apresentação várias vezes com os seus slides. Se considerar que não está a conseguir executar algumas transições, ou se o seguimento da apresentação não fizer sentido, em algum momento, faça modificações. Continue a praticar até saber toda a história. Tem de ser capaz de fazer esta apresentação até no chuveiro, sem necessitar de ter os slides à sua frente.

Tudo isto parece requerer demasiado trabalho, e requer. Não se engane. Isto é o que uma ótima apresentação com PowerPoint requer. Mas vale a pena. Quem sabe, quando dominar ambas as competências, passe a apreciar falar em público!