O que é a Comunicação Interna?
A Comunicação Interna é a área da Comunicação que se dedica aos colaboradores de uma empresa ou organização. Trata, por isso, da transmissão de mensagens úteis e estratégicas dentro do ambiente corporativo. Nesta categoria incluem-se, por exemplo, as newsletters internas com notícias sobre o trabalho que está a ser desenvolvido, a divulgação dos objetivos da organização para o ano fiscal seguinte, ou feedbacks destinados a um determinado departamento.
Cabe aos profissionais de comunicação manter os colaboradores alinhados com a missão, valores, objetivos, e até mesmo o estilo de comunicação da empresa. As mensagens difundidas devem ser transparentes, empáticas, acessíveis e frequentes.
Pela sua natureza, a Comunicação Interna costuma ser assegurada por profissionais dos departamentos de Comunicação, Marketing ou Recursos Humanos das organizações, que devem estar atentos quer às últimas tendências do mercado quer necessidades específicas da organização e dos seus colaboradores.
Qual a importância da Comunicação Interna?
A comunicação interna tem inúmeras vantagens para as organizações a médio e a longo-prazo. Uma boa estratégia pode contribuir para:
1. Aumentar a produtividade das equipas
Todos gostamos de sentir que temos uma missão e que o nosso trabalho tem valor. A comunicação interna ajuda a que as pessoas sintam que pertencem à organização e que o trabalho da sua equipa tem impacto no cômputo global da empresa, mantendo-se assim mais motivadas, produtivas e com brio.
2. Promover um bom ambiente organizacional
Ajuda a reduzir atritos e fomenta um espírito de partilha e cooperação. As relações interpessoais e a diminuição das barreiras entre departamentos ajudam a manter um ambiente leve, marcado pelo respeito e pela transparência, o que promove a produtividade.
3. Combater o excesso de rotatividade
Num país marcado pela escassez de talento em tantos setores e pela alta rotatividade de colaboradores, sobretudo em áreas de grande qualificação, como a tecnológica, é necessário assegurar a motivação, reconhecimento e sentimento de pertença das pessoas para que não tenham motivos para sair. Se a relação empregador-colaborador for transparente e genuína, algo que pode ser reforçado pela comunicação interna, existe menos probabilidade de “fuga de talentos”, o que reforça a união e produtividade.
Uma boa dinâmica facilita a integração de novos colaboradores na organização
4. Diminuir os boatos
Os boatos e rumores levam a desentendimentos e, por vezes, descontentamentos que poderiam ser evitados com uma boa política de diálogo com os colaboradores. Um dos segredos para melhorar a comunicação interna de uma empresa passa, por isso, por “abrir o jogo” com as equipas. Fomentar a transparência e convidar os colaboradores a esclarecerem as suas dúvidas pode evitar muitos problemas.
5. Minimizar os efeitos das crises
De igual forma, quando uma empresa tem uma política de comunicação interna forte e fluida, pode contar com os colaboradores em momentos de crise. Efetivamente, pode ser vantajoso a administração partilhar a situação de crise que a organização está a viver com o público interno. Os colaboradores podem ajudar a encontrar as melhores soluções, e reforçarão o sentimento de união entre si e de pertença à instituição.
6. Facilitar a integração de novos talentos
Uma empresa com um bom ambiente e na qual as pessoas se sentem integradas atrai e incorpora melhor o novo talento. A comunicação interna pode ajudar a que os recém-chegados se sintam incluídos na dinâmica organizacional desde o primeiro dia e não tenham medo de fazer perguntas ou partilhar ideias, por exemplo – o que pode ter resultados muito positivos para a empresa.
Quais as melhores práticas para reforçar a Comunicação Interna da Empresa?
1. Conhecer bem a empresa e as equipas
Soa elementar, mas é importantíssimo. Os responsáveis pela área de comunicação interna devem conhecer a missão e os valores de organização como a palma da mão e estudar bem a composição das equipas, de forma a conseguir alinhar a estratégia organizacional com as experiências, valores e personalidades dos colaboradores.
2. Criar um plano estruturado de Comunicação Interna
Tal como noutras áreas da Comunicação, como o Marketing e as Relações Públicas, planear é fundamental para o sucesso. Um plano com objetivos claros (como, por exemplo, diminuir a rotatividade em determinado departamento ou aumentar a participação e partilha de ideias durante as reuniões) ajuda a implementar ações concretas para dar resposta às necessidades da empresa e garantir a felicidade dos colaboradores.
3. Ser transparente com os colaboradores
Já o dissemos antes, e voltamos a repetir: a transparência é a chave para construir relações duradouras e de confiança com os colaboradores. As mensagens devem ser claras, acessíveis e verdadeiras, mesmo quando as notícias são menos boas. É sempre preferível que os seus colaboradores saibam de tudo em primeira mão – e não por fontes externas à empresa.
4. Promover a participação
As pessoas tendem a sentir-se mais valorizadas e a aumentar o seu grau de compromisso com a empresa quando sentem que a sua voz é ouvida e importa. Não tenha medo de encorajar a participação dos colaboradores: estes poderão partilhar ideias valiosas sobre como melhorar certas coisas ou manter e reforçar outras.
Promova a participação dos colaboradores nas reuniões e peça-lhes opinião sobre questões internas
5. Reduzir a burocracia
Processos complicados não são convidativos. A relação entre o empregador e os colaboradores deve ser simplificada, para que as barreiras entre departamentos ou níveis hierárquicos não impeçam a colaboração. Os softwares de colaboração interna e os espaços de lazer no escritório são bons aliados.
6. Inovar nos canais de comunicação
Não só de newsletters unidirecionais se faz um plano de comunicação interna. Embora o e-mail continue a desempenhar um papel importante, é boa prática alternar canais e formatos. Experimente incluir no seu plano posts na Intranet, vídeos internos ou a disponibilização de informações sobre o desempenho corporativo em formato áudio, por exemplo.
Em contexto de pandemia, com muitos colaboradores em teletrabalho, é importante assegurar que existem canais ou “salas” para a colaboração interna (como o Zoom ou o Discord), e incluir esses colaboradores nas reuniões.
7. Promover eventos internos
Os eventos de team building aproximam as pessoas e reforçam o seu vínculo à organização. Já lá vai o tempo em que tudo se resumia a um jantar de Natal. Hoje em dia, as possibilidades são infinitas, e podem ser postas em prática durante todo o ano: viagens, escape rooms (online ou offline), atividades na natureza, sessões de jogos de tabuleiro… Experimente algo diferente!
As atividades de team building reforçam a união e compromisso para com os colegas, as chefias e a organização no seu todo
8. Reconhecer o esforço
Este é um dos pontos mais importantes. Sabemos a importância do feedback e da partilha de críticas e sugestões de parte a parte – todos eles são importantes para o crescimento e o progresso. Contudo, a Comunicação Interna deve abrir espaço também para o reconhecimento do esforço dos colaboradores. Um “obrigado pelo seu trabalho” faz com que os profissionais se sintam valorizados e queiram continuar a dar o seu melhor dali em diante.
Em suma, a Comunicação Interna é fundamental para a coesão das equipas, o reforço do ambiente corporativo e, é claro, a consecução de resultados. Se quiser atualizar a sua estratégia em 2022, fale connosco.
