Não é surpreendente que se tenha concluído num estudo, cuja classificação foi ordenada pela profissão que consome mais café, que jornalistas e relações públicas tenham sido colocados no primeiro lugar do ranking. Qualquer pessoa que trabalhe na área sabe o porquê: trabalhamos demasiadas horas, estamos sempre atentos às notícias de última hora e fazemos tudo o que podemos para garantir que os nossos clientes estão contentes e satisfeitos.
É por isso que fazemos o que fazemos!
Com todos os resultados com que lidamos e as horas dedicadas tanto a clientes específicos como na comunicação com os meios, as coisas podem ficar um pouco fora do controlo.
Para combater a sobrecarga nas RP e permitir que nos foquemos no que é mais importante, é necessário: ter um sistema de pesos e contrapesos, ter arquivos e separadores de ficheiros, criar regras de e-mail coordenadas por cores e ter uma caixa de correio perfeitamente detalhada.
Aqui estão algumas das melhores dicas de organização (que nós próprios utilizamos) e que vão dar um boost no seu trabalho:
1. Maravilhas das tarefas de teste e erro
Se está à procura de um sistema fantástico que facilite encontrar os e-mails e automaticamente organizar a sua vida, está no caminho para a desilusão. A melhor forma de se organizar é tentar coisas diferentes, durante um mês ou dois, apenas para ver o que resulta melhor. Pergunte aos seus colegas de trabalho qual é o sistema que utilizam para terem novas ideias.
Um sistema que resulta para os seus colegas pode não resultar para si, portanto esteja sempre disposto a tentar por si – isso é o fundamental.
2. Pasta, Subpasta, subsubpasta
Como regra de ouro geral, tente não deixar que a sua caixa de correio ultrapasse os 50 e-mails, em qualquer situação. Ter uma pasta para cada cliente ou tópico, com subpastas para detalhes específicos, pode fazer maravilhas quando tem de voltar atrás seis meses nos e-mails para encontrar o contacto do jornalista que contactou há alguns anos atrás.
Cada e-mail tem um lugar, então mantenha-se motivado e arquive!
3. Organização por cores
Isto pode parecer ridículo, ou lembrar-lhe do armário de uma celebridade que viu no MTV Cribs, mas a coordenação de cores é uma das melhores formas para se manter organizado. Claro, a sua caixa de correio pode parecer muito semelhante a uma pacote de skittles, mas sabe exatamente quem o contactou e para onde deve ir esse e-mail, só de olhar!
4. Utilize a lista de tarefas
Os profissionais de RP sabem que dias aparentemente calmos podem muito rapidamente mudar. Para evitar que se perca na confusão, tenha um mapa do seu plano original à mão para que possa manter-se no caminho certo. Podem ser acrescentadas mais coisas com o decorrer do tempo, mas pelo menos sabe o tem de fazer. Quer seja apenas uma caneta e papel, uma boa ferramenta de organização online, como a Evernote, ou um alarme no telemóvel, esteja ciente do que tem para fazer, para que possa voltar a isso quando as coisas estabilizarem.
5. Deixe-se levar
No lado negativo da dica anterior, ser capaz de executar mesmo com todos os problemas que possam existir é essencial para minimizar o stress e organizar a sua vida no escritório. As coisas raramente correm como planeadas, portanto estar pronto para lidar com qualquer problema, sem perder a habilidade de se manter organizado, é fundamental para o sucesso de um RP. Um tema urgente que apareça pode levar um dia inteiro, enche a caixa de correio e deixa a sua secretária numa confusão, mas priorizar e estabelecer um plano, para lidar com a tarefa em questão, irá beneficiá-lo a longo prazo.
Implemente algumas destas dicas de organização, e estará no lugar ideal para organizar a sua vida no trabalho, cumprir melhor a sua função e, por fim, ser indispensável tanto para si como para os que dependem de si.
À procura de outras dicas para melhorar as suas capacidades de RP? Contacte a TEAM LEWIS Lisboa.
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