Het belang van effectief mediabeheer in crisissituaties
Hoewel de pers soms als een lastige tegenstander kan voelen tijdens crisissituaties, is effectief mediabeheer cruciaal om negatieve effecten te beperken en de controle over het narratief te behouden. Er zijn verschillende redenen waarom effectief mediamanagement onmisbaar is:
- Reputatiebescherming: het kost vaak jaren om een sterke reputatie op te bouwen, maar die kan tijdens een crisissituatie binnen seconden schade oplopen. Door de controle over het verhaal te behouden en negatieve berichtgeving te beperken, kan een organisatie haar reputatie beschermen.
- Stakeholdercommunicatie: in crisissituaties verwachten stakeholders zoals klanten, werknemers en investeerders heldere, accurate informatie. Effectief mediabeheer zorgt voor consistente en transparante communicatie, wat essentieel is om vertrouwen te behouden.
- Geruchten en speculaties tegengaan:
- tijdens een crisis kunnen onjuiste informatie en geruchten snel verspreiden, vooral via sociale media. Door proactieve en snelle berichtgeving zorg je ervoor dat het juiste verhaal verteld wordt en speculaties geen eigen leven gaan leiden.
Wat moet je doen in het eerste uur van een crisis?
1. Stel een crisismanagementteam samen
Binnen het eerste uur van de crisis moet je snel schakelen. Breng je crisiscommunicatieteam samen en wijs duidelijke rollen toe: een woordvoerder, een interne communicatieleider, een mediarelatiespecialist en een onderzoeker. Zorg ervoor dat het team direct contact heeft met HR, juridische zaken en het senior management. Afhankelijk van de ernst van de situatie, zorg ervoor dat er een ruimte beschikbaar is voor het team om samen te komen en de situatie te analyseren. Hoe sneller je een goed gecoördineerd team hebt, hoe efficiënter je kunt handelen.
2. Creëer en werk kernboodschappen uit
Zorg ervoor dat je kernboodschappen vanaf het eerste moment klaar zijn. Je kunt beginnen met een “holding statement” dat je direct gebruikt zodra de crisis ontdekt wordt. Dit statement kan later aangepast worden naarmate je meer feiten verzamelt. Vermijd speculaties en ontkenningen voordat je de situatie volledig begrijpt. Het is belangrijk dat je interne en externe boodschappen consistent blijven. Monitor het gesprek in de media en binnen je organisatie, zodat je snel kunt reageren op eventuele veranderingen in het narratief.
3. Monitor publieke en interne reacties
Het is belangrijk om zowel de reacties van het publiek als van je medewerkers nauw te volgen. Track sociale media, nieuwsberichten en online discussies over de crisis. Verzamel ook het sentiment van medewerkers via interne kanalen. Dit helpt je niet alleen om op de hoogte te blijven, maar het biedt ook inzicht in de bredere impact van de crisis. Communiceer met frontliners zoals de klantenservice, geef hen de nodige Q&A’s en zorg ervoor dat ze bijhouden wie hen benadert.
4. Pas communicatie- en marketingcampagnes aan
Evalueer je lopende campagnes en zet ze tijdelijk stop als ze niet gepast zijn. Check of je campagnes op dat moment een negatieve invloed kunnen hebben op je organisatie. In sommige gevallen kan het noodzakelijk zijn om externe adviezen te raadplegen, zoals van juridische experts of psychologen, om de situatie goed aan te pakken.
5. Verzamel cruciale informatie
Verzamel alle gegevens die je nog niet hebt, zoals de precieze oorzaak van de crisis, wie er verantwoordelijk is voor het probleem, welke afdelingen betrokken zijn en welke schade is aangericht. Dit helpt je om een duidelijk beeld van de situatie te krijgen en weloverwogen beslissingen te nemen over de verdere communicatie. Vraag je ook af of deze situatie al eerder is voorgevallen en wat de bredere gevolgen zijn voor alle betrokken partijen.
Zo geef je succesvolle interviews
Interviews bieden organisaties de kans om hun standpunten te delen en hun boodschap direct aan het publiek over te brengen. Maar een succesvol interview vergt meer dan alleen het juiste antwoord. Goede voorbereiding is essentieel. Woordvoerders moeten niet alleen de kernboodschappen goed beheersen, maar ook weten wat de interviewer van plan is te vragen. Onderzoek de interviewer, de voorgaande berichtgeving en anticipeer op mogelijke lastige vragen. Een goede Q&A helpt om het gesprek in de juiste richting te sturen en zorgt ervoor dat je goed voorbereid bent op onverwachte wendingen.
Tijdens het interview is het belangrijk om kalm te blijven. Geef beknopte, duidelijke antwoorden en houd steeds de belangrijkste boodschappen in gedachten. Als je merkt dat het gesprek afwijkt of als je wordt uitgedaagd, kom dan rustig terug op de kernpunten. Dit helpt om misinterpretaties te voorkomen. In plaats daarvan kun je de controle houden over het gesprek door helder en consistent je boodschap te blijven herhalen.
Meer weten over het effectief beantwoorden van kritische interviewvragen? Lees er meer over in onze blog.
Op zoek naar professionele hulp bij crisismanagement
Op zoek naar professionele hulp bij crisiscommunicatie en mediamanagement? Ons team bij TEAM LEWIS staat klaar om je te begeleiden in tijden van crisis, waarbij we rust brengen in de chaos en de juiste vragen stellen om de communicatie snel en effectief op te starten. Of het nu gaat om het opstellen van kernboodschappen, het organiseren van persconferenties of het trainen van woordvoerders voor interviews, wij bieden de expertise die je nodig hebt om je organisatie te ondersteunen. Neem snel contact op: stuur een mailtje naar [email protected], bel +32 3 304 36 30 of kom langs voor een persoonlijk gesprek.
