Un évènement réussi
1. Définir un objectif
L’objectif à atteindre vous aidera à déterminer le format de l’événement et le public à cibler. Pour des prospects, un dîner sera un cadre idéal à la discussion tandis qu’un cocktail avec des centaines d’invités est adapté au networking et bon pour l’exposition de la marque ainsi que pour la génération de leads.
2. Garder l’œil sur le budget
Une fois définis votre objectif et le type d’événement que vous souhaitez organiser, assurez-vous d’avoir le budget nécessaire.
Les coûts à considérer lors de l’élaboration du budget comprennent la location du lieu, la nourriture et les boissons, l’équipement audiovisuel, la signalétique, les documents imprimés à remettre, le stationnement, les frais de conférencier / d’animation. Et bien sûr, n’oubliez pas d’éventuels pourboires et autres frais de service.
3. Le timing avant tout
Avant de planifier votre événement, prenez en compte les vacances scolaires, la saisonnalité, les événements et salons.
Par exemple, vous pouvez planifier votre événement en amont d’un salon ou d’une conférence bien connue ciblant le même secteur que vous. Attention : assurez-vous que votre équipe et les porte-paroles conviés sont bien disponibles avant de fixer une date.
4. Créer un plan
Votre objectif est fixé, votre budget est approuvé, le lieu et la date sont sécurisés. Maintenant, élaborez un rétroplanning. Prenez-vous-y au moins 6 à 8 semaines en amont pour une bonne planification. Décrivez chaque tâche en y assignant un responsable et une date d’échéance. Planifiez un point hebdomadaire pour discuter des progrès réalisés. Vous devez inclure tous les délais logistiques, le calendrier des communications, les répétitions de présentation, etc.
5. La liste d’invités est clé
Une fois que votre page d’invitation et d’inscription est prête, il est temps de faire passer le mot ! On ne le soulignera jamais assez : le succès de tout événement dépend de la qualité de votre liste de contacts. Les emails, appels téléphoniques et invitations par courrier sont tous importants, mais ils ne seront rien si vous travaillez à partir d’une liste de contacts périmée. Assurez-vous que les contacts de votre base de données sont à jour et encouragez vos porte-paroles à mener des activités de sensibilisation personnelle auprès de leur réseau. Si vous organisez un événement de taille, sa promotion sur le site web de votre entreprise et sur les réseaux sociaux vous aidera à accroître sa notoriété et son intérêt.
6. S’attendre à de l’inattendu
Le grand jour est enfin arrivé ! Vous avez suivi scrupuleusement tout le processus de planification. Le nombre d’inscrits est bien dans les clous et vous êtes dans votre budget. Qu’est-ce qui pourrait mal se passer ? TOUT peut mal tourner – absolument n’importe quoi ! C’est un événement, en direct, alors préparez-vous à des urgences de dernière minute. Certaines seront plus faciles à gérer, d’autres auront besoin d’être résolues sur le terrain, mais n’oubliez pas de rester calme et de garder le sourire, ne serait-ce que pour faire baisser la tension au sein de votre équipe.
7. Ne pas oublier le suivi
L’événement s’est terminé et ce fut un succès complet ! Les participants ont apprécié le sujet de la présentation et le cocktail de bienvenue, vos porte-paroles sont satisfaits des conversations qu’ils ont eues… Maintenant, il faut maintenir cet élan positif. Distribuez des emails de suivi à tous les participants dans la semaine. Envoyez un court questionnaire dans votre email pour recueillir des commentaires sur l’événement et profitez de l’occasion pour proposer des informations complémentaires. Incluez les participants dans de futures campagnes de mail. Suivez l’évolution de ces contacts au cours des 3 à 6 mois suivants afin de mesurer le retour sur investissement et d’en tirer des conclusions pour vos événements futurs.
